Mut zur Veränderung: Wie Compliance und IT im Finanzsektor ihre Zukunft vorbereiten

Compliance Officer kämpfen mit ineffizienten Systemen, hoher Arbeitsbelastung und Personalmangel. Sie wünschen sich mehr Produktivität, bessere Prozesse und weniger manuelle Aufgaben. Ähnlich geht es IT-Bereichen. Legacy-Systeme sind oft historisch gewachsen, schlecht dokumentiert und personalintensiv. Kein Wunder, dass Finanzdienstleister und Versicherer an einer strategischen Neuausrichtung feilen.

Was verursacht den Wandel im Compliance Management?

Die Anforderungen an Compliance haben sich verändert. Was früher eine isolierte Abteilung war, ist heute ein strategischer Faktor, der die gesamte Organisation durchdringt. Dennoch haben Compliance Officers nicht immer die richtige Arbeitsumgebung. Sie leiden unter veralteten Systemen, manuellen Prozessen, zu vielen False Positives und unflexiblem Reporting. Dabei wissen alle, dass ein strukturiertes Compliance-Management wichtig ist, um schnell auf regulatorische Änderungen zu reagieren, Routine-Aufgaben zu automatisieren, Reputations- und Strafzahlungen zu vermeiden und letztendlich die Kundenzufriedenheit zu sichern. Der IT-Bereich drängt auf den Einsatz neuer Technologien und will die Vorteile von KI, Cloud und Automatisierung nutzen, die Legacy-Systeme oft nicht mehr ermöglichen.

Warum Compliance-Mitarbeitende in der Finanzindustrie nicht auf der Strecke bleiben dürfen

Compliance-Teams wollen in ihrer Arbeitsweise nicht hinterherhinken, sondern vorne mitspielen. An ihrem Arbeitsplatz wünschen sie sich mehr Effizienz, z.B. bei der Abklärung von Treffern aus Sanktions-, PEP oder Adverse-Media-Listen oder der Erkennung von potenzieller Geldwäsche. Sie wollen bei der Trefferbearbeitung möglichst viele Informationen sehen, ohne in andere Systeme wechseln zu müssen. Dadurch können sie Treffer schnell bearbeiten. Ideal ist es also, wenn verschiedene Anwendungen über eine Benutzeroberfläche verfügbar sind, um die Anmeldeprozesse zu reduzieren.

Wenn sie alle Aufgaben innerhalb eines Systems erledigen können, analysieren sie Fälle schneller, profitieren vom Workflow im Sinne des 4- oder Mehraugenprinzips und schließen die Fälle dann komplett ab. Ein anderer Faktor ist mobiles Arbeiten. Wer Compliance-Fälle auf dem Desktop, Tablet oder Smartphone bearbeiten kann, freut sich über eine Arbeitsumgebung.

Compliance-Beauftragte profitieren auch von Künstlicher Intelligenz, insbesondere Machine Learning. Sie verbessert die Erkennung von Mustern und die Vorhersage für potenzielle Compliance-Risiken. Das bedeutet für Mitarbeitende:

• schneller und präziser auf verdächtige Aktivitäten reagieren
• operative Aufgaben automatisierter als bisher erfüllen
• weniger False Positives = höhere Produktivität

Wie sich IT-Bereiche in der Finanzindustrie die Compliance der Zukunft vorstellen

Auf der Wunschliste von IT-Professionals steht die Verlagerung des On-Prem-Betriebs in die Cloud weit oben. Vorteile bietet die Cloud, wenn Banken und Versicherer wenig Personal-Ressourcen für den Inhouse-Betrieb haben, schnelle Updates vor allem unter dem Aspekt der Sicherheit und eine hohe Skalierbarkeit haben möchten. Auf lange Sicht kann eine Cloud-Lösung oft kostengünstiger als On-Premises sein. Auf der Agenda steht auch die Verwendung von neuen Technologien.

Was bringt das?

• Responsive Web-UIs zeigen moderne Oberflächen auf vielen Geräten
• REST-Services mit Open API sorgen für flexible Integrationen mit anderen Systemen
• Cloud First & On-Premises ermöglicht modernen Betrieb in der Cloud und im Rechenzentrum
• Skalierbarkeit unterstützt die performante Verarbeitung großer Datenmengen

Kommen wir zu KI. Jedes Finanzunternehmen will sich die Möglichkeit offenhalten, Komponenten der KI wie Machine Learning zu nutzen. Anwendungsfälle können sein:

1. Kundensegmentierung: Automatisierte Analyse von Kundendaten aufgrund ihres Verhaltens, Risikoprofils und anderer Faktoren Einteilen in Cluster
2. Auto-Closing von abgeklärten Fällen beim Customer- oder Payment Screening
3. Fuzzy-Search-Integration in der Transaktionsüberwachung
4. Erstellen von Texten/Begründungen mit Generative AI, z. B. beim FIU-Reporting.

Davor fürchten sich Risikomanager: Risk Barometer 2025

Am globalen Allianz Risk Barometer 2025 haben rund 3700 Risikomanager aus 106 Ländern teilgenommen. Sie bewerten das Risiko „Änderungen in der Gesetzgebung und Regulierung“ auf Platz 4.  Der „Einsatz moderner Technologien“ steht auf Platz 10.

Die Konsequenzen für die speziell auf den Sektor „Financial Services“ bezogen, landet das Regulierungs-Risiko sogar auf Platz 2 mit steigender Tendenz im Vergleich zum Vorjahr.

Die Evolution in der Banken-Compliance: Regeln + Machine Learning und GenAI

Traditionelle Compliance-Systeme basieren meist auf Regeln. Sobald Daten von Kunden oder Transaktionen gegen die Regeln verstoßen, entstehen Treffer, die Compliance Officer abklären müssen.

Die nächste Stufe in der Evolution ist Machine Learning. Sobald Regeln mit Machine-Learning-Verfahren gekoppelt werden, bietet sich mehr Potenzial für die automatisierte Erkennung von Mustern, die Vorhersage für potenzielle Compliance-Risiken. Die technischen Möglichkeiten reichen bis zum Auto-Closing von Fällen. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie schneller und präziser auf verdächtige Aktivitäten reagieren und operative Aufgaben automatisierter als bisher erfüllen können.

Ganz neu am Horizont ist Generative AI. Sie ist die nächste Stufe der intuitiven Interaktion mit Daten. Mit GenAI werden Compliance-Beauftragte zeitaufwändige Recherchen und komplexe Meldeaufgaben automatisieren können. Dies ist besonders hilfreich, wenn sie Berichte erstellen – etwa Geldwäsche-Verdachtsmeldungen für die Financial Intelligence Units.

Trotz des großen Potenzials müssen Finanzinstitute die gesetzeskonforme Implementierung generativer KI-Anwendungen sicherstellen. Zwei Aspekte sind dabei entscheidend:

1. Ergebnisse müssen verbindlich und reproduzierbar sein – eine Grundvoraussetzung der Bankenaufsicht: Anwendungen müssen im jeweiligen Kontext konsistente Antworten hervorbringen.
2. Private und sensible Daten müssen sowohl beim KI-Training als auch bei den Abfragen geschützt sein.

Ein konkretes Beispiel für den Einsatz neuer Technologien ist die VP Bank Gruppe, die ihre Zahlungsüberwachung im Private Banking optimiert hat. Durch den Einsatz von Fuzzy Payment Screening und Machine Learning konnte die Bank ihren Arbeitsaufwand um 50 % reduzieren und gleichzeitig die Präzision der Überwachung erhöhen. Dieses Beispiel zeigt, wie digitale Lösungen und KI nicht nur den Compliance-Prozess verbessern, sondern auch Effizienzgewinne für Unternehmen bringen.

Compliance-Infrastruktur in einem einzigen System: Ein klares Votum gegen Insellösungen

Compliance-Mitarbeitende arbeiten am effektivsten, wenn sie in einem einzigen System arbeiten können. Aber nicht nur deshalb schaffen Banken und Versicherer ihre historisch gewachsenen Insellösungen zunehmend ab. Die Hamburg Commercial Bank setzt in ihrer Digitalisierungsstrategie auf ACTICO als einzigen Provider. Statt bislang sechs Anwendungen von verschiedenen Anbietern zu koordinieren, reduziert die Konzentration auf einen Anbieter Kommunikationsaufwand und minimiert Fehlerquellen.

Compliance-Management: Moderne Benutzerführung für Compliance Officer

Eine intuitive Benutzerführung steigert die Produktivität der Mitarbeitenden und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Dashboards und komfortable Darstellungen, die möglichst viele Informationen auf einen Blick ermöglichen, beschleunigen die Bearbeitung der Fälle. Die individuelle Gestaltung der Ansichten gilt als weiterer Vorteil für die jeweilige Arbeitsumgebung.

Anpassung an regulatorische Änderungen in den Compliance-Regeln und Simulationsfähigkeit

Weil sich Gesetze und Vorgaben schnell ändern, müssen Finanzdienstleister umgehend reagieren. Im Idealfall können Finanzinstitute Regeln selbst ändern oder neue Regeln hinzunehmen und sofort in der Produktivumgebung umsetzen. Bei ACTICO ist es möglich, die Auswirkungen von neuen oder geänderte Regeln im Produktivbetrieb zu simulieren. Dabei wird ersichtlich, wie sich die Anzahl der Treffer verändert.

Sicherheit und Transparenz gehören zur DNA einer guten Compliance-Software

Kunden, Investoren und Aufsichtsbehörden verlangen Einblicke in die Compliance-Prozesse eines Finanzunternehmens. ACTICO bietet eine Lösung, die nicht nur effizient, sondern auch transparent ist. Alle Compliance-Daten sind für Audits durch die Revision jederzeit aktuell und abrufbar.

Mit einem flexiblen Reporting und umfassenden Analysefunktionen lässt sich sicherstellen, immer die Kontrolle über die Compliance-Prozesse zu haben. So können Compliance-Teams jederzeit nachweisen, welche Daten zu einer Entscheidung geführt haben.

Fazit

Der Fachbereich und IT gleichermaßen wünschen sich eine moderne Zukunft für Compliance. Die technischen Möglichkeiten sind jetzt besser als je zuvor und können dem Arbeitsplatz von Compliance-Mitarbeitenden eine komplett neue Sicht auf die Dinge eröffnen. Zum Beispiel durch ein modernes look & feel ihrer Anwendung, responsive Darstellung auf diversen Endgeräten und die Erreichbarkeit aller relevanten Compliance-Informationen aus einer einzigen Anwendung heraus. IT hat mit neuen Technologien mehr Handlungsoptionen, z.B. den Ersatz der On-Premises-Lösung durch die Cloud und die Nutzung von Machine Learning und genAI.

Immer mehr Banken und Versicherer planen für ihre Zukunft jetzt neu. Das ist zwar ein aufwändiger Prozess, aber es lohnt sich für die meisten eher, als die existierende Landschaft umzubauen.