Wertpapierhandel: Mehr Effizienz im Zweitschriftverfahren durch Digitalisierung

Lange Zeit haben Compliance-Teams die Erfassung von Zweitschriften im Wertpapierhandel mit wenig digitaler Unterstützung erledigt. Der zunehmende private Aktienhandel von Mitarbeitenden in einer Bank zwingt sie, neue Wege zu gehen und Prozesse zu digitalisieren.

Private Wertpapier-Transaktionen von Bank-Mitarbeitenden für das Zweitschriftverfahren erfassen

Das deutsche Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) verpflichtet Finanzinstitute dazu, auch den privaten Wertpapierhandel ihrer Mitarbeitenden zu überprüfen, um Insiderhandel und Marktmanipulation zu vermeiden. Dies betrifft auch Wertpapierhandelsaufträge, die bei anderen Instituten, also Drittbanken wie etwa Neobrokern, abgewickelt werden. Diese Drittbanken müssen die meldepflichtigen Transaktionen an die Arbeitgeber-Bank melden. Die Übermittlung erfolgt in der Regel per Briefpost, als PDF per E-Mail oder per Fax. Im Anschluss erfassen die Compliance-Abteilungen der Arbeitgeber-Banken die Daten aus den Zweitschriften größtenteils manuell. Das bindet Zeit und Ressourcen und ist fehleranfällig.

Aktienboom führt zu Zweitschriftenflut

Was bisher eher im Hintergrund ablief, stellt sich zunehmend als Problem dar. In den vergangenen Jahren ist der der Wertpapierhandel von Privatanlegern stark angestiegen. Im Jahr 2023 investierten in Deutschland 12,3 Millionen Anlegerinnen und Anleger in Aktien, Aktienfonds und ETFs. Die Aktionärszahlen liegen das vierte Jahr in Folge stabil über der 12-Millionen-Marke. Damit haben auch die Handelsaktivitäten von Bank-Mitarbeitenden zugenommen. Dies führt dazu, dass die Compliance-Teams mit einer steigenden Anzahl von Zweitschriften konfrontiert werden.

Abbildung Grafik, Quelle: Deutsches Aktieninstitut

Lösung: Mehr Digitalisierung in der Zweitschriftenerfassung

Der Druck auf Banken steigt. Wie können sie die Zweitschriftenerfassung effizienter gestalten, um steigende Kosten aus höheren Fallzahlen zu kompensieren? Das größte Problem dabei: Für den Zweitschriftenversand existiert bislang weder ein einheitlicher Prozess noch ein einheitliches Format. Die Meldungen gehen per PDF oder als Brief ein und müssen mühsam manuell erfasst werden. Die effektivste Lösung liegt in der Digitalisierung, die eine weitgehende Automatisierung der Prozesse möglich macht.

5 Schritte für die Digitalisierung von Compliance-Zweitschriften

1. Digitalisierung der Zweitschriften: Ein Scan der Papiermeldungen oder die Ablage der per E-Mail eingegangenen PDFs.
2. Erfassen der Inhalte per OCR (optische Zeichenerkennung). Ideal ist es, wenn Vorlagen der wichtigsten Zweitschriftenformulare bekannt sind; diese tragen dazu bei, dass die Fehlerquote bei OCR und Datenmapping minimiert werden.
3. Erkennen von falschen oder fehlenden Einträgen durch automatisierte Prüfroutinen. Möglichst wenige Vorgänge sollen manuell bearbeitet werden.
4. Plausibilitätskontrolle bestanden? Dann erfolgt die automatisierte Weiterverarbeitung des Vorgangs.
5. Prüfen auf Marktmanipulation oder Insiderhandel: Wie beim Monitoring von Kundenaufträgen und der eigenen Händler können auch Drittbanken-Transaktionen mit Hilfe von Regelwerken überprüft werden, um Verstöße gegen interne Richtlinien oder möglichen Insiderhandel oder Marktmanipulation zu erkennen.

Digitale Zweitschriften-Erfassung: Bis zu 90% Automatisierungsquote

Pilotprojekte aus Finanzinstituten haben ergeben, dass automatisches Scanning, Datenmapping und Plausibilitätskontrolle den manuellen Aufwand der Zweitschriftenerfassung auf rund 10 % senken kann. Hinzu kommen Einsparungen aus der Automatisierung der nachfolgenden Prüfprozesse auf Insiderhandel oder Marktmanipulation.

Fazit

Die Digitalisierung des Zweitschriftverfahrens ist ein dringend notwendiger Schritt für Finanzunternehmen, um ihre Compliance-Abteilungen zu entlasten und den steigenden Anforderungen der Aufsichtsbehörden gerecht zu werden. Die weit verbreitete manuelle Bearbeitung von Zweitschriften erweist sich als zeit- und kostenaufwändig und birgt ein hohes Risiko für Fehler. Zudem hat sich in den letzten Jahren der Aktienhandel von Privatanlegern und damit auch Bank-Mitarbeitenden auf hohem Niveau etabliert. Deswegen ist es unerlässlich für Finanzinstitute, diesen Prozess zu digitalisieren.