Urlaubsvertretung Secretary (w|m|d)

Deine Aufgaben

Hast du Lust, in einem innovativen Unternehmen für 5 Wochen (26.08. – 30.09.2024) in Friedrichshafen bei den Sekretariatsaufgaben und der Reisekostenabrechnung zu unterstützen? Dann bist du bei uns richtig!

Zunächst erwartet dich eine 2-wöchige Einarbeitungsphase, in welcher du die allgemeinen Sekretariatsaufgaben sowie die Reisebuchung kennen lernst. Danach bist du für 3 Wochen die Urlaubsvertretung unseres Secretary und übernimmst selbstständig diese Aufgaben. Unser HR-Team steht dir in diesem Zeitraum selbstverständlich als Team zur Seite.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben:

  • Hierzu gehört z. B. das Annehmen, Herstellen und Weiterleiten von Telefongesprächen sowie das Betreuen von Besuchern
  • Zu deinen täglichen Aufgaben wird das Sichten und Verteilen der Post zählen
  • Du bist verantwortlich für das Vereinbaren und Verfolgen von Terminen sowie die Ressourcenverwaltung (Räume, Telefone etc.)
  • Als zentrale Anlaufstelle beschaffst du Informationen von Dritten und leitest diese entsprechend weiter
  • Administrative Unterstützung der HR-Abteilung

Reisebuchung:

  • Du bist zuständig für das Organisieren und Abrechnen von Reisen nach den aktuellen Richtlinien und du bist Ansprechpartner für Fachauskünfte
  • Du verwaltest die Büro- und Dienstreisen der Mitarbeitenden und kümmerst dich um die ordnungsgemäße Abrechnung
  • Zu deinen täglichen Aufgaben gehören die Lieferkontrolle und sachliche Rechnungsprüfung der Eingangsrechnungen

Das bringst du mit

  • Vom 26.08.2024 – 30.09.2024 hast du Zeit, täglich von 9 bis 14 Uhr in unser neues Office in die Charlottenstraße 2 nach Friedrichshafen zu kommen
  • Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, angemessene Umgangsformen und ein gepflegtes Auftreten
  • Grundkenntnisse in MS Office
  • Du bist lernbereit, neugierig und diskret

Julia Okker

Ihr Ansprechpartner

Julia Okker

Human Resources
+49 7545 9338-300
jobs@actico.com

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