29.04.2020

Der Corona-Effekt – Was CIOs aus der Pandemie mitnehmen können

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Der Corona-Effekt – Was CIOs aus der Pandemie mitnehmen können

Die Welt dreht sich seit einigen Wochen langsamer. Während die Corona-Krise für manche Unternehmen und ihre Mitarbeiter einen plötzlichen Umschwung und völlig neue Herausforderungen bedeutet, sind andere kaum betroffen und können ihr Geschäft wie gewohnt weiterführen. Denn: Je stärker ein Unternehmen bereits vor der Krise digitalisiert war, desto besser sind sie nun auf eventuelle Probleme in der IT-Infrastruktur und zentralen Geschäftsprozesse sowie Ressourcenengpässe vorbereitet. Eine solch schwierige Situation schafft für IT-Leiter sämtlicher Unternehmen die Möglichkeit, jetzt die richtigen Schlüsse zu ziehen und vor allem zu evaluieren, wie sich bestehende Prozesse kurz- und langfristig optimieren lassen. Zum einen, um in der gegenwärtigen Unsicherheit effizient arbeiten zu können und zum anderen, um sich für die nächste Krise zu wappnen. Denn in Zukunft gilt auch das, was sich heute schon abzeichnet: Wer vorbereitet ist, ist in einer guten Ausgangsposition, Krisen zu überstehen.

Hit the ground running

Neben der Umstellung der Betriebsinfrastruktur zwingt die Corona-Krise viele Unternehmen zu einer beschleunigten Umsetzung ihrer Digitalen Transformationsstrategie. Durch diese unvorhergesehene Situation mit Ressourcenengpässen konfrontiert, müssen sie gleichzeitig mindestens genauso effizient – wenn nicht sogar effizienter – arbeiten, als vor der Krise. Im Finanzsektor zum Beispiel häufen sich Kreditanträge, die durch die gleichbleibende oder sogar geringere Anzahl an Mitarbeitern nicht mehr zufriedenstellend schnell bearbeitet werden können. Es stellt sich die Frage, ob die Bearbeitung auch vom „Homeoffice“ zu leisten ist, da der Prozess vielleicht nicht End2End digitalisiert wurde.

Gleichzeitig zeigt sich auch in dieser Ausnahmesituation wieder: Wer sich jetzt erst umstellen muss, hängt hinterher. Für Entscheidungsträger heißt es nun, die richtigen Schritte einzuleiten, um in der nächsten Krise zu denen zu gehören, die besser darauf vorbereitet sind.

Unternehmen sollten jetzt die Gelegenheit nutzen, sich selbst und die eigene Organisation auf den Prüfstand zu stellen und für die Zukunft zu wappnen – welche strukturellen und technologischen Altlasten stehen einer möglichen Modernisierung und größerer Effizienz im Weg? Dabei sollten sowohl Business-Perspektiven als auch die technologische Sicht mit einbezogen werden. Schließlich ist es genauso wichtig, adäquat auf Marktanforderungen reagieren zu können, als auch die technischen Anforderungen dafür anzutreffen.

Effizienz und Automatisierung

Wer jetzt Veränderungen anstoßen muss, ist allerdings gezwungen, kleine Schritte zu machen. In der derzeitigen Phase ist Sparen das oberste Gebot, um die Liquidität des Unternehmens langfristig zu sichern. Das bedeutet, zunächst nur kurzfristige Projekte umzusetzen, die schnellen Erfolg versprechen und sich nicht erst langfristig auszahlen. Effizienz und Automatisierung sollten dabei im Vordergrund stehen und zum Ziel haben, mit den bestehenden Ressourcen einen größeren Effekt zu generieren. Automatisierung kann nur funktionieren, wenn ein Wissens- und Erfahrungstransfer gegeben ist – also das Wissen der Mitarbeiter verfügbar gemacht wird. Das schließt natürlich auch Wissen über Dinge mit ein, die in der Vergangenheit nicht gut liefen. In die Erhaltung dieses Wissen müssen Unternehmen für zukünftige (Krisen-)Ereignisse investieren. Denn das Wissen (oder das Nicht-mehr-Wissen) der Mitarbeiter wird den Betrieb auch noch in zukünftigen Szenarien beeinflussen – auch über die Corona-Krise hinaus. Ist diese Basis geschaffen, ist es der nächste logische Schritt Automatisierungsansätze im Unternehmen zu implementieren.

Prozesse, die an steigende Anforderungen angepasst werden müssen, sollten so weit wie möglich von technischen Lösungen umgesetzt werden. Schließlich ist es der allein aus menschlichen Mitarbeitern bestehenden Belegschaft in Krisensituationen nicht immer möglich, mit neuen, aufkommenden Herausforderungen mit zu „skalieren“. Betrachten wir hierfür noch einmal das Beispiel „Kreditentscheidungen“ von oben: Sachbearbeiter analysieren den Antrag und gewähren basierend darauf den passenden Kredit. Durch das Hilfsprogramm der Regierung hat sich die Anzahl der Anträge innerhalb kürzester Zeit um ein Vielfaches erhöht, während die Anzahl der Sachbearbeiter gleichgeblieben ist. Damit sind nun die Banken besser gewappnet, die bereits im Vorfeld auf automatisierte Kreditentscheidungen evtl. sogar mit Hilfe Künstlicher Intelligenz gesetzt haben – denn Kreditnehmer sind darauf angewiesen, ihr Geld schnell zu erhalten.

Auch in der Fertigung gelingt es, in einer solchen Situation durch stärkere Prozessautomatisierung und die intelligente Steuerung von Maschinen weiterhin mit wenigen Ressourcen weiterhin effizient zu sein und den Service zu leisten, der von einem erwartet wird. Denn der Maschinenbauer muss – neben dem Verkauf der Anlagen – ebenfalls sicherstellen, dass seine Maschinen effizient arbeiten. Ein Predictive-Maintenance-Ansatz hilft ihm dabei, genau das zu gewährleisten: Daten müssen ausgelesen und verarbeitet, Ausfallszenarien aufgrund von Prognosedaten erstellt werden. Daraufhin kann der Maschinenbauer einem potenziellen Maschinenausfall proaktiv entgegensehen und angemessen darauf reagieren. Automatisierte Entscheidungsmodelle unterstützen ihn dabei maßgeblich.

Die richtigen Vorbereitungen

Je nach Branche und Unternehmensstrategie ist die Digitalisierung eines Unternehmens abhängig von individuellen Faktoren. Vor einer möglichen Veränderung müssen sich die Verantwortlichen über verschiedene Dinge im Klaren sein: Welche Prozesse gilt es zu digitalisieren / zu verbessern? Welche Faktoren spielen dabei eine Rolle? Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist die Frage, welche Herausforderungen an den Markt perspektivisch zu erwarten sind.

Dabei kommt der IT-Abteilung natürlich eine wichtige Rolle zu, denn sie ist nichts weiter als eine digitale Abbildung von Prozessen, auf denen das Unternehmen aufgebaut ist. Will man diese Prozesse verbessern und automatisieren, gilt es, die dafür relevanten und qualifizierten Daten zu identifizieren und die eingesetzten Lösungen so konfigurieren zu können, dass sie die richtigen Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus stößt eine Krise, wie wir sie heute erleben, ein generelles Umdenken im IT-Betrieb an. In vielen Unternehmen beansprucht der Softwareentwicklungsprozess – von der Konzeptionierung bis zur Implementierung einer Software – viel zu viel Zeit. Der CIO muss sich folgendes fragen: „Wie können wir uns für die Zukunft agiler aufstellen, damit wir im Stande sind, uns schnell und flexibel an Veränderungen anzupassen und auf Engpässe zu reagieren?“, „Welche Methoden und Transformationsansätze können wir implementieren, um bei gleichbleibender Ressourcenlage, schnell Lösungen zu liefern?“ , „Wie können wir das Wissen unserer Mitarbeiter hinterlegen, um dieses effizient für Automatisierungsprozesse einsetzen zu können?“ und „Wie können wir eine schnelle und bessere Verzahnung von Business und IT sicherstellen?“

Die Corona-Pandemie ist eine schwere Zeit für uns alle. Wir sind momentan gezwungen, uns selbst auf den Prüfstand zu stellen, um zu identifizieren, was nötig ist, um effizient zu arbeiten, Kostenstrukturen zu durchdenken und Prozesse optimieren zu können.  Wer es schafft, für sich selbst die richtigen Antworten zu finden, hat somit die Chance, am Ende der Krise produktiver hervorzugehen und auch für die Zukunft gewappnet zu sein.

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